Inicio  /  Visitas  /  Última actualización: 05 Aug, 2016.

Plantillas de carga de visitas

Una plantilla es un ejemplo de cómo debe ser el formato de los archivos que se importan a Gestii. Por lo general puedes descargar una plantilla de muestra en los diágolos que solicitan alguna importación para usarla como guía al momento de crear tu propia base de datos.

Campos de la plantilla por defecto

Inicialmente, el formato que Gestii acepta para realizar cargas de visitas es un archivo CSV (que puedes hacer en Excel), donde cada fila representa un domicilio a visitar y que debe tener los siguientes campos (columnas) obligatorios:

  • Folio
  • Calle
  • Colonia
  • CP
  • Municipio
  • Estado

Aunque el orden de los campos no importa, si alguno de ellos no está presente en el archivo o no está escrito exactamente como se muestra aquí, Gestii no te permitirá cargarlo y te mostrará un error que deberás corregir antes de poder continuar.

Añadidos a esos campos, Gestii también es capaz de procesar los siguientes campos especiales:

  • Agente
  • Subfolio
  • Valido_Desde
  • Valido_Hasta
  • Folder
  • Prioridad
  • Latitud
  • Longitud
  • Color_Visita

Es importante notar que estos campos si están presentes en el archivo se tratarán de forma especial y no necesariamente el agente los podrá visualizar, por lo tanto, no utilices estos nombres de columnas a menos que desees obtener como resultado el comportamiento para cada uno de ellos tal cual se describe a contiuación.

Agente: asignación de visitas durante la carga

La asignación es el proceso mediante el cual se indica qué agente deberá realizar qué visita. Aunque este proceso puede hacerse desde el panel de administración, es común que la asignación se indique directamente en el archivo de carga. Para hacer esto, deberás incluir una columna llamada Agente con el nombre de usuario dado de alta en Gestii.

Si este campo está presente, es necesario que todas las filas del archivo tengan un agente indicado, es decir, no es posible subir en el mismo archivo cuentas asignadas y sin asignar.

Subfolio: agrupación de visitas por folio

Si requieres realizar varias visitas al mismo folio pero necesitas poder identificarlas por separado, puedes indicar un subfolio agregando una columna llamada Subfolio en tu archivo. Este campo resulta útil, por ejemplo, para cuando se requiere visitar a la misma persona en dos domicilios distintos o cuando los folios son cuentas grupales.

Valido_Desde y Valido_Hasta: vigencia de las visitas

A veces es necesario indicar desde qué fecha o hasta qué fecha deberían los agentes ver alguna de las visitas. Para esto es posible indicar las columnas Valido_Desde y Valido_Hasta (sin acentos) con fechas en formato de cuatro dígitos para el año, dos para el mes y dos para el día (AAAA/MM/DD), es decir, algo como esto: 2015/05/25.

Es posible indicar solo uno de los dos valores cuando el otro no es requerido, en cuyo caso el valor no existente será autocompletado poniendo la fecha actual en Valido_Desde y la fecha actual pero del siguiente año en Valido_Hasta.

Folder: organización jerárquica de visitas

Puedes indicar cómo quieres que los agentes visualicen las visitas en su app creando "folders" de la misma forma en que creas carpetas en tu computadora para que la navegación en volúmenes grandes de visitas sea más sencilla.

Los folders en Gestii se indican mediante una línea de texto separada por barras verticales (o pipes) como esta: |. Cada folder va separado por una barra y puedes incluir hasta 10 niveles.

Por ejemplo, podrías indicar una organización por colonia de la siguiente manera:

México DF|Benito Juárez|Narvarte

O por producto, proyecto, cartera, sucursal o cualquier otro sistema jerárquico:

Tarjeta de Crédito|6 Meses|Vencidas

Esto quiere decir que en la app móvil se mostrarán primero solo los folders del primer nivel, es decir, México DF y Tarjeta de Crédito, y consecutivamente los folders siguientes conforme el agente ingrese a cada uno de ellos.

Prioridad: mostrar primero las visitas urgentes

En la app móvil, Gestii ordena las visitas de acuerdo a la cercanía del agente en ese momento a cada una de ellas, sin embargo, es posible forzar a que se muestren otras visitas primero incrementando la prioridad de la misma. Para ello, es necesario indicar en el campo Prioridad un número del 1 al 5, donde 1 es la prioridad más baja y 5 la más alta. Es decir, si una visita tiene prioridad 5, aunque el agente no esté cerca de ella la visita aparecerá al inicio de la lista.

Latitud y Longitud: localización del usuario

Gestii por default intenta limpiar y localizar geográficamente todas las direcciones que son cargadas en un archivo, sin embargo, si prefieres utilizar una ubicación que previamente tengas capturada, deberás indicar la Latitud y Longitud del domicilio en coordenadas decimales.

Color_Visita:

Puedes seleccionar un color para distinguir una visita o un conjunto de ellas del resto, para clasificación visual o para que sea fácil distinguirla. Este color se verá en el listado, en los mapas y en la aplicación del agente.

¿Puedo enviar información adicional a los agentes?

¡Claro! En el mismo archivo puedes agregar información adicional para que tus agentes consulten desde su app al momento de hacer la gestión. Solo agrega hasta 20 columnas más al archivo asegurándote de que cada una cuente con un encabezado único distinto a los nombres de columnas reservadas por Gestii.

Plantillas de carga personalizadas

En algunas ocasiones, a petición de la persona responsable de Gestii en tu organización, es posible que hayamos creado plantillas de carga distintas a la plantilla por defecto (descrita anteriormente) para tus actividades. Si este fuera el caso, es muy probable que las condiciones de carga sean distintas a lo aquí mencionado. Si requieres ayuda con alguna de ellas, por favor comunícate a nuestra línea de soporte técnico y con gusto te apoyaremos.

¿Puedo solicitar una plantilla de carga personalizada?

Por supuesto. Lo que sea que haga más fácil tu operación. Llámanos y platicamos los detalles.